業務のムダを減らす！Notion初心者向け基本活用法
業務効率化を進めるうえで、情報の整理やタスク管理に課題を感じている企業は多いのではないでしょうか。「社内で共有したい情報が分散している」「タスク管理が属人化している」「会議の議事録を後から探すのが大変」といった悩みを抱えている方も多いでしょう。
このような問題を解決するツールの一つが「Notion」です。Notionは、メモ、タスク管理、データベース機能を統合したオールインワンのツールで、業務の効率化を実現できます。本記事では、Notionの基本的な使い方や業務での活用方法を解説しながら、企業の生産性向上につなげるポイントを紹介します。
また、Notionを効果的に使うためには、情報を整理する力や論理的に考える力が不可欠です。記事の最後には、ロジカルシンキング研修へのご案内もありますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
- Notionとは？ 基本機能を理解する
- Notionの主な機能とそのメリット
- Notionのカンバン機能とは？ 業務効率化のポイント
- Notionを活用するために必要なスキル
- ロジカルシンキングを鍛えてNotionを最大限活用しよう
- Notionの便利なショートカット
- Notionの最新料金プラン
- まとめ
Notionとは？ 基本機能を理解する
Notionは、ドキュメント作成、データベース管理、プロジェクト管理など、さまざまな用途に対応できるクラウド型のツールです。Google ドキュメントやExcel、Trelloのような機能を一つにまとめたツールと考えると分かりやすいでしょう。
企業がNotionを導入するメリットは、情報の一元管理ができる点にあります。これまで別々のツールで管理していた情報をNotionに統合することで、業務の効率化が図れます。
Notionの主な機能とそのメリット
機能① ページ作成：情報の一元管理が可能
Notionでは、メモやドキュメント、プロジェクト管理ページなどを作成できます。フォルダのように階層構造を持たせることができ、情報を整理しやすくなります。
- 情報の分散を防げる
社内の情報が複数のツールやファイルに分かれていると、必要なデータを探す時間が増えてしまいます。Notionを使えば、一つのツール内に情報を集約できるため、探す手間を削減できます。 - ドキュメントの管理が簡単になる
WordやExcelを使用する場合、最新版の管理が煩雑になりがちです。Notionなら、リアルタイムで編集できるため、バージョン管理の手間がなくなります。 - ナレッジ共有がスムーズになる
業務マニュアルや手順書をNotionにまとめておけば、新入社員の教育や社内ルールの浸透が効率的に行えます。
おすすめの活用例
社内Wiki（社内マニュアル）をNotionで作成し、業務フローやルールを一元管理する。
機能② データベース：業務を可視化して整理できる
Notionのデータベース機能を使うと、タスク管理や顧客リスト、プロジェクト管理を効果的に整理できます。リスト形式、カレンダー形式、カンバンボード形式など、さまざまなビューを切り替えて活用できます。
- 業務の進捗を可視化できる
タスクの状況やプロジェクトのステータスを明確にすることで、チーム全員が現状を把握しやすくなります。 - データ管理の手間を削減できる
Excelのように手作業で更新する必要がなく、必要な情報をすぐに検索・抽出できます。 - 情報を整理しやすい
フィルターやタグ機能を活用することで、膨大なデータの中から必要な情報を瞬時に取り出せます
おすすめの活用例
営業リストをNotionのデータベースで作成し、担当者や進捗状況、連絡履歴を一括管理する。
機能③ タスク管理：チームの生産性を向上
タスクリストやカンバンボードを作成し、チーム内で進捗を管理できます。タスクには担当者や期限を設定できるため、誰が何をすべきかが明確になります。
- 業務の優先順位を明確にできる
タスクの締切や重要度を整理することで、どの業務から手をつけるべきかを判断しやすくなります。 - チームの認識を統一できる
プロジェクトごとにタスクを可視化することで、「誰が何をしているか」が明確になり、無駄なやり取りが減ります。 - タスクの抜け漏れを防げる
完了済みのタスクをアーカイブできるため、業務の進捗が一目で把握できます。
おすすめの活用例
プロジェクトの進行管理をNotionのカンバンボードで整理し、未着手・進行中・完了を可視化する。
機能④ 共有・コラボレーション：チームワークを強化
Notionでは、複数のメンバーとリアルタイムで編集・共有できます。コメント機能やメンション機能を活用すれば、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
- 会議やチャットの回数を削減できる
Notion上で情報を一元管理し、コメント機能を活用すれば、無駄な会議やメールのやり取りを減らせます。 - リアルタイムで編集できる
Googleドキュメントのように、複数人が同時に編集可能。チームでの議事録作成やブレインストーミングに便利です。 - 情報共有の手間を減らせる
NotionのページをURLで共有すれば、ファイルを添付したり、送信したりする手間がなくなります。
おすすめの活用例
会議の議事録をNotionで作成し、リアルタイムで編集・共有する。
Notionのカンバン機能とは？ 業務効率化のポイント
1. カンバンとは？
カンバン（Kanban）とは、タスクを「カード」として管理し、ボード上で進捗を視覚的に整理する手法です。もともとはトヨタの生産管理方式から生まれ、現在ではプロジェクト管理やタスク管理の手法として広く活用されています。
Notionのカンバン機能を使うと、タスクの進捗状況を「未着手」「進行中」「完了」などのステータスごとに整理でき、業務をスムーズに進めることができます。
2. Notionのカンバン機能の特徴
Notionのカンバンボードは、シンプルながら柔軟にカスタマイズできるのが特徴です。主な機能は以下の通りです。
- カラム（列）の自由な設定
タスクの状態（例：未着手・進行中・完了）を自由にカスタマイズできます。 - ドラッグ＆ドロップで簡単に移動
タスクをマウス操作で直感的に並べ替えることができます。 - 担当者の割り当て
タスクごとに担当者を設定し、誰が何を担当しているか明確にできます。 - 期限の設定
各タスクに締切を設定し、期日管理を効率化できます。 - フィルター機能
特定の担当者やステータスでタスクを絞り込むことができます。 - ビューの切り替え
カンバンだけでなく、リスト形式やカレンダー形式に変更することも可能です。
3. Notionのカンバン機能を活用するメリット
- 業務の進捗が一目で分かる
- カンバンボードでは、タスクの状態を直感的に把握できるため、To-Doリストやスプレッドシートよりも視認性が向上します。
- チームメンバーの作業負担を均等にできる
- 各メンバーの担当タスクを可視化できるため、作業が特定の人に集中することを防ぎ、業務の分担を適切に行えます。
- タスクの優先順位を整理しやすい
- タスクの重要度や緊急度に応じて並び替えることで、優先度の高い作業に集中できます。
- タスクの抜け漏れを防げる
- 未着手・進行中・完了などの明確な区分を設定することで、対応漏れを防ぎ、確実に業務を進められます。
4. Notionのカンバン機能の活用例
1. プロジェクト管理
チームで進めるプロジェクトのタスクを整理するのに最適です。
各タスクを視覚的に管理することで、プロジェクトの進捗をスムーズに把握できます。
- Webサイト制作の参考カラム
- 企画・要件定義
- デザイン作成
- コーディング・実装
- テスト・修正
- 公開
2. 営業案件の進捗管理
営業プロセスをカンバンで整理すると、案件ごとの進捗を簡単に確認できます。
営業状況をカンバン形式で管理すれば、どの案件に対応すべきかが一目で分かります。
- 営業管理の参考カラム
- 新規リード
- 商談中
- 交渉・見積もり
- 契約締結
- フォローアップ
3. 採用プロセスの管理
応募者の選考状況をカンバンで可視化し、スムーズな採用活動をサポートします。
選考の進捗を明確にすることで、対応漏れを防ぐことができます。
- 採用管理の参考カラム
- 応募受付
- 書類選考
- 一次面接
- 最終面接
- 内定・入社手続き
5. Notionのカンバン機能を最大限活用するためのコツ
チーム全員が活用できる環境を整える
カンバンを活用するには、チーム全員がアクセスしやすい状態にし、ルールを統一することが大切です。
タスクの粒度を適切に設定する
1つのタスクが大きすぎると管理が難しくなるため、適度な単位に分割することが重要です。
優先順位を明確にする
緊急度や重要度を考慮し、優先度の高いタスクを上位に配置すると、作業効率が向上します。
定期的にボードを見直す
タスクの進行状況を定期的に確認し、必要に応じて調整を行うことで、常に最適な状態を維持できます。
Notionを活用するために必要なスキル
Notionを業務で活用するには、ツールの使い方だけでなく、情報整理や論理的思考力が求められます。特に、次のようなスキルが重要です。
1. 情報を整理するスキル
Notionを導入しても、情報が乱雑に管理されていては、かえって業務が非効率になってしまいます。ページの階層を適切に設計し、タグやデータベースを活用して、必要な情報をすぐに見つけられるようにすることが重要です。
2. 論理的思考力
タスク管理やプロジェクト進行には、物事を論理的に整理し、優先順位を決める力が必要です。例えば、タスクを「重要度」と「緊急度」で分類することで、優先すべき業務が明確になります。
3. 分かりやすく伝える力
ナレッジ共有や議事録作成では、情報を簡潔に整理し、相手に分かりやすく伝える力が求められます。Notionを活用することで、ドキュメントの構成を意識する習慣がつき、業務全体のコミュニケーションの質が向上します。
ロジカルシンキングを鍛えてNotionを最大限活用しよう
Notionを効果的に活用するためには、ツールの操作方法を学ぶだけでなく、論理的に考える力を鍛えることが重要です。ロジカルシンキングを身につけることで、以下のようなメリットがあります。
- 情報を整理し、Notion内で迷子にならない構成を作れる
- タスク管理を最適化し、業務の優先順位を明確にできる
- 伝えたい情報を簡潔に整理し、分かりやすく共有できる
これらのスキルを実践的に学ぶには、ロジカルシンキング研修が効果的です。ビズアップ総研では、業務の現場で役立つロジカルシンキングを学べるオンライン研修を提供しています。Notionを活用しながら業務効率を向上させたい方は、ぜひご参加ください。
「ロジカルシンキング」研修
Notionは、情報整理やアイデアの可視化に優れたツールですが、その効果を最大限に引き出すためにはロジカルシンキングが不可欠です。この研修では、論理的思考を深める方法を学び、ロジカルシンキングのスキルを強化します。論理的思考を身につけることで、Notionをより効率的に活用でき、業務の質を向上させるスキルを実践的に習得できます。思考を整理する力を磨き、あなたの業務を進化させる第一歩を踏み出しましょう。ぜひ、ビズアップ総研のロジカルシンキング研修にご参加ください！
資料ダウンロードはこちらNotionの便利なショートカット
Notionをより素早く操作するために、ショートカットを活用しましょう。特に業務でよく使う基本操作を厳選して紹介します。
基本操作のショートカット
テキスト編集のショートカット
ブロック操作のショートカット
よく使う「/（スラッシュ）」コマンド
よく使う「/（スラッシュ）」コマンド
Notionには、個人利用から企業向けまで、さまざまな料金プランがあります。それぞれのプランの違いを理解し、自社に最適なプランを選ぶことが重要です。以下、主なプランの内容を紹介します。
Notionの最新料金プラン
Notionには、個人利用から企業向けまで、さまざまな料金プランがあります。それぞれのプランの違いを理解し、自社に最適なプランを選ぶことが重要です。以下、主なプランの内容を紹介します。
1. 無料プラン-￥0
- 対象：個人利用向け
- 主な機能：基本的なページ作成、タスク管理、データベース機能
- 制限：ゲストの招待数が限られている、大規模なチーム向けの機能はなし
2. プラスプラン-￥2,000/メンバー/月（年払い20％割引）
- 対象：小規模チーム向け
- 主な機能：無制限のファイルアップロード、招待できるゲストの上限増加
- 制限：高度な権限管理や監査機能なし
3. ビジネスプラン-￥3,000/メンバー/月（年払い20％割引）
- 対象：中規模〜大規模のチーム向け
- 主な機能：詳細な権限管理、ワークスペースの管理機能、優先的なサポート
- 制限：エンタープライズレベルのセキュリティや監査ログなし
4. エンタープライズプラン-要相談
- 対象：大企業・法人向け
- 主な機能：高度なセキュリティ設定、監査ログ、専用のサポート
企業でNotionを導入する際には、「情報の一元管理が必要か」「チームメンバーの人数」「セキュリティ要件」 などを考慮して最適なプランを選ぶことが重要です。
（※最新の料金情報はNotion公式サイトでご確認ください）
まとめ
Notionは、業務の情報管理やタスク管理を効率化する強力なツールですが、効果的に活用するためには、情報整理や論理的思考のスキルが不可欠です。ロジカルシンキングを身につけることで、Notionを使いこなし、業務の生産性を向上させることができます。
Notionを導入し、業務の効率化を図りたい企業の方は、ぜひロジカルシンキング研修をご活用ください。
