コンプライアンスの担当部署とは？体制構築のポイントをわかりやすく解説
「コンプライアンスの担当部署は必要？」
「コンプライアンスを担当部署は？」
「コンプライアンスを担当するのに必要なスキルは？」
このようにお考えではありませんか？
企業や組織が公正かつ透明な経営を行うためには、コンプライアンスの取り組みを強化し、社会的なルールを守り、活動することが重要です。
コンプライアンスを担当する部署は、一般的な企業や組織では、「法務部」が対応しているケースが多いです。上場企業などでは、近年、「コンプライアンス部」として専門部署を立ち上げるケースも増えています。
「法務部」と「コンプライアンス部」の役割の違いやメリット、デメリットを理解したうえで、担当部署に設置を検討しましょう。この記事では、コンプライアンスの担当部署や担当者に求められるスキルなどについて解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
コンプライアンスの担当部署とは？
コンプライアンスとは、直訳すると「法令遵守」と訳されます。企業や組織が公正かつ透明な経営を行うためには、コンプライアンスの取り組みを強化し、社会的なルールを守り、活動することが重要です。社会や顧客、取引先などからの信用力の向上にもつながります。
コンプライアンスの管理や運用は、法律の知識が不可欠なため、一般的な企業や組織では、「法務部」が対応しているケースが多いです。企業や組織によっては、総務部門や経理担当者が業務を兼務する場合もあります。
また、上場企業や上場を目指す企業では、近年、「コンプライアンス部」として専門部署を立ち上げるケースも増えている状況です。コンプライアンスの管理や運営に関する費用のかけ方は、企業の経営判断となります。「コンプライアンス部」の必要性は、企業規模や業界の特性によって異なるため、自社の状況に合わせて検討しましょう。
法務部とコンプライアンス部の役割の違いと体制構築のポイント
一般的な企業や組織のコンプライアンスは、「法務部」が対応しているケースが多いです。「法務部」と「コンプライアンス部」を分けるケースは、主に、外資系企業において多くみうけられます。
ここでは、それぞれの役割と体制を構築するためのポイントを解説します。
法務部の役割
「法務部」の役割は、規約や法律などの専門知識を活用し、企業や組織内部で起こる紛争を防止または解決する役割があります。
「法務部」の主な業務内容は、以下のとおりです。
- 契約書のリーガルチェックや作成
- 社内規定の整備
- 法律相談の対応
- 訴訟や紛争の対応
- コンプライアンスや社内規程の周知
- 法改正への対応 など
企業との訴訟問題が生じた際には、外部の弁護士や専門家と協力して対応します。
コンプライアンス部の役割
「コンプライアンス部」の役割は、企業の倫理的な観点から紛争を防止または解決する役割があります。
「コンプライアンス部」の主な業務内容は、以下のとおりです。
- 社内におけるコンプライアンス違反を未然に防ぐための仕組みづくり
- 社内規程の構築
- 社内秩序の維持と企業の信頼性確保
- 社員教育や指導、サポート
- 違反発生時の対応 など
「法務部」ほどの専門性は求められませんが、ある程度の規約や法律の知識とコミュニケーション力、業界知識などが必要です。
体制構築のポイント
コンプライアンス体制を構築するうえでのポイントについてみていきましょう。
- 専門部署の設置
- 行動基準・マニュアルの作成
- 社員教育
- 監視・調査
専門部署の設置
コンプライアンス体制を構築するには、専門部署を設置する方法があります。
専門部署を設置する方法は、以下の2つです。
- コンプライアンスを扱う「法務部」「コンプライアンス部」などの部署の設置
- 委員会や審査機関、通報窓口の設置
「法務部」や「コンプライアンス部」を企業や組織内に設置する場合、豊富な業務知識や経験が必要なため、取締役クラスの人材が担当者として担うケースが多いです。
委員会や審査機関、通報窓口を設置する場合、それぞれの役割があります。
| 委員会の役割 | 社員のコンプライアンスに対する意識向上 |
| 審査機関の役割 | コンプライアンスの違反報告に対し、処罰や対策を考える |
| 通報窓口の役割 | コンプライアンス違反を発見した際に、問題解決のための相談や事実の報告ができる場所 |
専門部署を設置する場合は、自社に合わせた設置方法を検討しましょう。
行動基準・マニュアルの作成
コンプライアンス体制を構築するには、企業における行動基準や社内ルールなどを制定し、文書化したマニュアルを作成します。行動基準は、企業や組織の実情に合わせ、業務内容に応じて社員が遵守し、とるべき行動を詳細に示すことが必要です。
また、守るべき社内ルールは、法令改正や社会情勢に応じて変化するため、常に最新のマニュアルを共有できるよう改訂しましょう。
社員教育
コンプライアンスへの意識を高めるためには、役員や社員に対し、定期的な社員教育を実施します。社員教育は、社内ルールやマニュアルを理解させ、全社員が実際に行動できる内容とすることが重要です。
具体的には、全社員の理解度を深めるためには、外部からコンプライアンスの専門家を招いた社員教育などが効果的といえるでしょう。
監視・調査
企業や組織内における役員を含めた全社員が、コンプライアンスが遵守され、マニュアルを実践できているか監視・調査を日常的に実施します。
コンプライアンス違反が発覚した場合は、聞き取り調査やエビデンスの収集など、さまざまな状況検証が重要です。コンプライアンス違反が確定したら、社内ルールに基づいた適切な処分を検討しましょう。
法務部とコンプライアンス部を分けるメリットやデメリット
ここでは、「法務部」と「コンプライアンス部」を分けた際のメリットとデメリットについて解説します。
メリット
「法務部」と「コンプライアンス部」を分けるメリットは、以下のとおりです。
- 専門分野に特化、専念できる
- 業務委託費用を一部節約できる
- 中途採用を機動的に行える
それぞれの専門分野に特化した業務領域に専念できるため、クオリティーの高い業務成果が期待できます。
また、「法務部」の法律に関する有資格者で構成すると、外部弁護士として雇う業務内容が限定されるため、業務委託費用の削減に効果的です。
デメリット
「法務部」と「コンプライアンス部」を分けるデメリットは、情報共有の機会が減ることが挙げられます。
たとえば、「コンプライアンス部」だけが情報を持っていて、「法務部」に共有されていないといった事態が起こりがちです。さらに、また、重なる業務の場合、どちらの部署が対応するのかといった、責任の所在が不明瞭になるケースもあります。
このようなリスクを回避するには、両部署間での定期的または即応的な情報共有を行うことが必要になるでしょう。
コンプライアンス担当者に求められるスキル
コンプライアンス担当者には、どのようなスキルが求められるのでしょうか。
ここでは、業務に必要なスキルを解説します。
法令に関する知識
コンプライアンス担当者には、コンプライアンスの基本理念の理解はもちろんのこと、所属している業界の法令や条件に関する幅広い知識が必要です。法令に関する知識がないと、契約書のチェックや指導などを正しく行うことができません。
また、法令に関する知識は、必要に応じて社外への弁護士に相談するケースもあるため、業務で必要な知識を身につけられます。業務を通じて法令を理解していきましょう。
コミュニケーション能力
コンプライアンス担当者は、円滑なコミュニケーションスキルが求められます。
コンプライアンス担当者の役割は、違反の発見や処罰だけの業務ではありません。外部と連携するため、社内の相談役としての役割もあります。したがって、部署や取引先、社外の専門家などの関係各所とのやり取りをする機会も多くあるため、円滑なコミュニケーションスキルが求められます。
また、コミュニケーションスキルが高いと、信頼関係も構築されるため、コンプライアンス違反の隠ぺいを防ぐ効果も期待でき、企業価値の損失を軽減するうえでも重要といえるでしょう。
自社の理解
コンプライアンス担当者には、自社の業務や役割、さらに自社サービスや商品などについて深い理解が必要です。
自社にはどのような事業があり、組織にはどのような役割があるのか、どのようなサービスや商品を提供しているのかを理解していないと、的確な対応ができません。また、経営陣から意見を求められるケースも少なくないため、深く理解しておく必要があります。
コンプライアンス担当者は企業倫理の領域に加え、法律も念頭におきながら、経営の意向を反映できる知見が必要といえるでしょう。
コンプライアンス研修
企業はCSR（Corporate Social Responsibility）と呼ばれる、社会的責任を果たす必要があります。社員1人1人がモラルやルールに対する意識を高く持ち、社会的規範となる行動をとり、法令順守を推し進めていくことが、組織発展の土台となります。
コンプライアンスとCSRは密接に関連しています。企業がコンプライアンスを重視することは、法律や規制に従い、倫理的な行動を取ることを意味します。コンプライアンスが重視されることで、企業は法的リスクを軽減し、法律違反による罰金や訴訟、業界規制機関からの制裁を回避することができます。また、適切なコンプライアンスは企業の信頼性を高め、顧客や取引先、投資家からの信頼を築くのに役立ちます。
まとめ
企業や組織が公正かつ透明な経営を行うためには、コンプライアンスの取り組みを強化し、社会的なルールを守り、活動することが求められます。
コンプライアンスを担当部署を設置するなら、一般的な企業や組織では、「法務部」が対応しているケースが多いです。近年では、「コンプライアンス部」として専門部署を立ち上げるケースも増えています。
この記事ではコンプライアンスを担当する部署や「法務部」と「コンプライアンス部」の役割の違いとメリット、デメリットについて説明しました。
企業規模や業界の特性によって異なるため、コンプライアンス違反によるビジネスチャンスを損失しないよう自社の状況に合わせた担当部署の設置を検討しましょう。
