1. HOME
2. 目的別研修
3. 突然の電話ももう大丈夫！伝言メモ・電話メモの書き方

突然の電話ももう大丈夫！伝言メモ・電話メモの書き方

ビジネスシーンでは、電話応対をする際に「伝言メモ」や「電話メモ」を使うことが基本とされています。これは、相手の要件や連絡先を正確に伝えるための記録ツールであり、社内の情報伝達ミスを防ぐ大切な役割を担っています。電話を受けたその場で要点を素早くまとめ、相手に失礼のない対応をすることが求められます。

ですが、会話をしながらメモを取るため文章がぐちゃぐちゃになってしまったり、忘れてしまったりということもあります。特に急な電話や初めて対応する相手の場合、聞き漏らしや記録ミスが起こりがちです。その結果、後から「相手の名前が曖昧」「用件が分からない」「折り返し先が記載されていない」といった事態に陥り、余計な手間や社内の混乱を招いてしまうこともあります。

だからこそ、伝言メモには「押さえるべきポイント」と「使いやすいテンプレート」の活用が重要です。あらかじめ項目が整理されたフォーマットを準備しておけば、慌てずに情報を記録でき、業務効率も大幅に向上します。この記事では、電話応対に不慣れな方でも安心して使える「伝言メモ」の正しい書き方と、実践的なコツをご紹介します。

⇒ 苦手を克服！e-JINZAIの電話応対研修

目次

• 伝言メモに記載すべき基本項目
• 良い伝言メモと悪い伝言メモの例
  • 悪い伝言メモの例
  • 良い伝言メモの例
• シチュエーション別：伝言メモの正しい書き方
  • 【例文1】上司への折り返し依頼
  • 【例文2】至急の要件を伝えるメモ
  • 【例文3】メールの確認を依頼された場合
• 伝わる電話メモのコツと注意点
  • 聞き返しは丁寧に行う
  • 曖昧な表記を避け、正式名称を使う
  • 憶測を入れず、事実だけを書く
• 伝言メモはテンプレートの活用が便利
• メールで伝言メモを送る際のポイント
• まとめ：正確で簡潔なメモが信頼につながる

伝言メモに記載すべき基本項目

伝言メモを作成する際は、以下の情報を必ず記載しましょう。

• 相手の会社名、部署名、氏名
• 電話を受けた日時
• 用件（要点を簡潔に）
• 折り返しが必要か、または対応希望日時
• 連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
• 自分の名前と受電時刻

これらはメモの基本項目として必須です。正確に書き留めることで、後から見返してもすぐに状況を把握できます。

良い伝言メモと悪い伝言メモの例

伝言メモは、相手の要件を正確に伝えるための大切なツールですが、書き方によって伝わりやすさに大きな差が生まれます。ここでは、実際の例を用いて「良い伝言メモ」と「悪い伝言メモ」の違いを見ていきましょう。

悪い伝言メモの例

一見するとしっかりと書いてあるように見えますが、情報が曖昧だったり、不必要な内容が書かれています。受電日に関しては、担当者が当日中にメモを見るとは限らないため、「本日」という漠然とした書き方ではなく、日付をしっかりと書くようにしましょう。

また、折り返し先の電話番号がわからないことは、伝言メモとしては致命的です。電話番号は必ず確認するようにしましょう。

良い伝言メモの例

一方、良い伝言メモは、日付・時間・相手のフルネーム・会社名・連絡先がしっかり記載されています。また、用件も具体的で、何の資料についてどのような対応を求めているかが明確に伝わります。これならば、受け取った相手もスムーズに対応できます。

シチュエーション別：伝言メモの正しい書き方

【例文1】上司への折り返し依頼

スタンダードな伝言メモです。内容については、詳細に書く必要はありません。発信者によっては「見積書についてここの金額がXXXで、パーツを△△△に変えて安くできないかと思うんですが…」と細かく説明をしてくる人もいるかもしれませんが、自分のわからない話題を無理に細かく書こうとすると却って分かりづらいメモとなってしまう場合があります。連絡先等は正確に書くことが大切ですが、細かい内容については担当者が確認するとある程度割り切り、要点だけを簡潔に書くようにしましょう。

【例文2】至急の要件を伝えるメモ

急ぎの要件を伝える場合は、「至急！」や「〇〇時までにご対応お願いします！」などを一言書き添えるようにしましょう。可能であれば本人に直接メモを渡すのが理想的ですが、不在の場合は机の目立つ場所に置いておくなど、担当者がすぐにメモを見つけられるような工夫をしておきましょう

【例文3】メールの確認を依頼された場合

担当者の不在を伝えた際に「じゃあメール入れとくので確認お願いしますとお伝えください」とお願いされることもよくあります。その場合であっても、折り返しの電話番号を聞いておくことが無難です。そうすることで、先方がメールを送り忘れた場合や、手違いでメールが届いていない場合に担当者が直接発信者に確認することができます。メールアドレスを聞くことも悪いことではないですが、電話口ではアルファベットの聞き間違いが起こりがちなため避けた方が無難です。

伝わる電話メモのコツと注意点

電話メモを作成する際は、以下のポイントに注意すると、より正確で伝わりやすい伝言が残せます。

聞き返しは丁寧に行う

相手の名前や会社名、用件が聞き取りづらい場合は、その場で確認することが大切です。「お名前をフルネームでお願いできますか」「会社名を正式にお伺いしてもよろしいでしょうか」といった丁寧な表現を使うことで、失礼なく確認できます。聞き返すことでメモの精度が上がり、後のトラブルも防ぐことができます。

曖昧な表記を避け、正式名称を使う

「ABC」や「資料の件」など、曖昧な表記は誤解のもとになります。必ず会社名は正式名称で、用件も具体的に書きましょう。たとえば「5月度業務改善提案書について」と明記することで、受け取った相手が迷わず行動できます。役職や肩書も必要に応じて記載すると、より正確な伝言となります。

憶測を入れず、事実だけを書く

伝言メモは、受け取る側にとって「事実を伝える連絡手段」です。「たぶん」「～らしい」といった憶測は控え、相手が実際に話した内容のみを簡潔に記録します。感想や主観を交えないことで、誤解や情報のねじれを防ぐことができます。また、「折り返し希望」「急ぎ」など、相手の要望は正確に書き添えることが大切です。

伝言メモはテンプレートの活用が便利

伝言メモを効率よく、正確に作成するためには、あらかじめ「受電日時」や「発信者」などの項目が書かれたメモ用紙を用意しておくのがおすすめです。市販の伝言メモ用紙を購入するのも良いですし、ExcelやWordで自作したテンプレートを印刷して使う方法もあります。

あらかじめ記載項目が決まったフォーマットがあれば、急な電話でも落ち着いてメモを取ることができ、漏れや書き忘れを防ぐことができます。社内で統一したフォーマットを準備し、デスクに常備しておくと安心です。

メールで伝言メモを送る際のポイント

伝言メモをメールで送る場合も、基本的な構成は紙の場合と同じですが、メールは見逃しが起こりやすいというデメリットがあります。相手がメールボックスを開いた瞬間に内容が理解できるよう、【折り返しお願いします】【至急対応ください】など、件名を工夫するようにしましょう。

まとめ：正確で簡潔なメモが信頼につながる

伝言メモは、ただの「メモ」ではなく、ビジネス上の大切な情報伝達手段です。相手の話を正確に聞き取り、要点を簡潔にまとめる力は、社会人としての信頼度にも直結します。市販のメモやテンプレートを活用しながら、ミスのない伝言を心がけましょう。