【コピペOK】社内、社外、同期…新年度の懇親会の案内をシチュエーション別に紹介！
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新年度を迎えるにあたり、社内外で懇親会を企画する機会が増える時期です。新しく入社した社員の歓迎や、社外関係者との交流、同期同士の親睦を深めるためにも、適切な案内を送ることが大切です。しかし、場面ごとにどのような文章を作成すればよいのか迷うこともあるでしょう。
本記事では、「社内向け」「社外向け」「同期向け」の3つのシチュエーション別に、そのまま使える懇親会の案内文を紹介します。形式やマナーに気をつけつつ、円滑なコミュニケーションにつながる案内を作成しましょう。
目次
社内向けの懇親会案内
社内向けの懇親会では、上司や先輩など幅広い立場の人が参加するため、丁寧かつ簡潔な案内を心がけることが重要です。特に、新入社員を迎える場合は、歓迎の意図を明確に伝え、できるだけ多くの社員が参加しやすい雰囲気を作ることが大切です。
例文：社内向けの懇親会案内
件名：新年度懇親会のご案内（〇月〇日開催）
本文：
社員の皆様
お疲れ様です。〇〇部の△△です。
新年度を迎え、新たなスタートを切るにあたり、社員同士の親睦を深める場として懇親会を開催することとなりました。今年度もより良いチームワークを築き、共に成長していけるよう、ぜひご参加ください。
【日時】〇月〇日（〇）19:00〜
【場所】〇〇（店舗名・住所）
【会費】〇〇円（当日現金または事前振込）
【申込締切】〇月〇日（〇）までに△△までご連絡ください
皆様のご参加を心よりお待ちしております。何卒よろしくお願いいたします。
〇〇部 △△
注意点：文章はフォーマルかつ簡潔に
社内向けの案内では、フォーマルな文体を意識しつつ、簡潔にまとめることがポイントです。また、日時や会場の情報を明確にし、返信の期限や方法をはっきり記載することで、スムーズに出欠を把握できます。現地集合の場合は、開催場所のGoogle MapやホームページのURLを貼ると親切です。
社外向けの懇親会案内
取引先や外部の関係者を招待する懇親会では、ビジネスマナーを意識し、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。特に、相手の予定を尊重し、余裕を持った日程で案内を送ることが望ましいです。
例文：社外向けの懇親会案内
件名：新年度懇親会のご案内（〇〇株式会社主催）
本文：
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
このたび、新年度のスタートにあたり、日頃のご支援に感謝を込めた懇親会を開催させていただく運びとなりました。皆様との親睦を深め、今後のさらなる協力関係を築く機会となれば幸いです。
【日時】〇月〇日（〇）18:30〜
【場所】〇〇（店舗名・住所）
【会費】不要（弊社にて負担いたします）
【申込締切】〇月〇日（〇）までにご返信ください
ご多忙とは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 △△
注意点：丁寧な言葉遣いを心がけよう
社外向けの案内では、相手への敬意を示す表現を用い、失礼のない文章を心がけることが大切です。また、「ご多忙のところ恐れ入りますが」「お時間の許す限り」などの配慮ある言葉を添えると、相手に好印象を与えます。
同期向けの懇親会案内
同期向けの懇親会では、堅苦しすぎず、親しみやすい文章で案内を作成することがポイントです。気軽に参加できる雰囲気を作ることで、参加率を高めることができます。
例文：同期向けの懇親会案内
件名：新年度！同期懇親会のお知らせ
本文：
みなさん、お疲れ様です！△△です。
新年度が始まりましたね！お互い忙しくなる前に、久しぶりにみんなで集まって飲みませんか？ 仕事のことは忘れて、楽しい時間を過ごしましょう！
【日時】〇月〇日（〇）19:00〜
【場所】〇〇（店舗名・住所）
【会費】〇〇円くらい（割り勘予定）
【申込締切】〇月〇日（〇）までに返信ください！
参加できる人は、△△までLINEかメールで連絡お願いします！みんなでワイワイ楽しみましょう！
△△より
注意点：カジュアルな文章でシンプルに
同期向けの案内では、カジュアルなトーンを意識しつつ、最低限の情報を明確に伝えることが大切です。また、「飲みませんか？」「集まりましょう！」といったフランクな表現を使うことで、気軽に参加しやすい雰囲気を作ることができます。
e-JINZAI ライティング研修
ビズアップ総研のライティング研修は、ビジネスにおいて論理的な文章を作成できるようになるための研修です。新入社員は「ビジネスに求められる文書」について、若手・中堅社員は「適切な文章を作成する能力」について学びます。好きな時に学べる動画学習で、ビジネス文書で使う言葉遣いや「読み手ファースト」な文章の作り方を学びましょう。
お問い合わせはこちら懇親会に誘うときの注意点
新年度の懇親会は、職場の人間関係を深める良い機会ですが、誘い方によっては相手にプレッシャーを与えたり、不快な思いをさせたりすることがあります。特に、参加を強制するような言い方や、断りづらい雰囲気を作ることは避けるべきです。相手の立場や気持ちに配慮しながら、気持ちよく参加できるような誘い方を心がけましょう。
参加を強制しない
懇親会はあくまで任意のイベントであり、参加を強要するのは適切ではありません。「みんな参加するから」「断るのはよくないよね」といった圧力をかけるような言い方は避けましょう。また、「行かないと評価が下がるのでは？」と社員に思わせるような雰囲気を作らないことも重要です。「気軽に参加できる場なので、都合がつけばぜひ！」といった柔らかい表現を使うと、相手も負担を感じずに済みます。
事前に日程の確認をする
懇親会の案内を送る前に、可能であれば参加予定者の都合を事前に確認しましょう。特に、上司や社外の関係者を招待する場合は、相手のスケジュールに配慮することが重要です。複数の候補日を提示し、「都合の良い日があれば教えてください」と相談する形をとると、無理なく調整ができます。また、急な誘いではなく、少なくとも1週間以上前に案内を出すことが望ましいです。
飲酒の強要をしない
懇親会ではアルコールが提供されることが多いですが、飲酒を強要するのは絶対に避けるべきです。お酒が苦手な人や、健康上の理由で飲めない人もいるため、「とりあえず一杯」などの発言は控えましょう。また、飲まない人に対して「ノリが悪い」などとからかうのもNGです。ソフトドリンクの選択肢を用意するなど、飲まない人も楽しめる環境を作ることが大切です。
費用や開催場所を明確に伝える
懇親会に誘う際には、費用や開催場所を事前に明確に伝えることが重要です。「当日になって会費の金額を知らされる」「思ったより高額で困った」といった状況を避けるため、案内文の中に金額を記載しておきましょう。また、特定の人だけに負担がかかるような設定にならないよう、費用分担のルールを公平に決めることも必要です。
断ることを前提にした配慮をする
どんなに良い雰囲気の懇親会でも、参加したくない人がいるのは当然です。誘う際には、断りやすい選択肢を用意しておくことが大切です。「ご都合が合わなければ、また別の機会に！」とフォローを入れることで、相手も無理なく断ることができます。逆に、「欠席する理由を聞く」「何度も参加を促す」といった行為は相手にプレッシャーを与えてしまうため注意しましょう。
直前のリマインドメールを送る
懇親会の案内を送った後、参加予定者がスケジュールを忘れてしまうことを防ぐために、前日または当日の午前中にリマインドメールを送ることをおすすめします。特に、社外の関係者や業務の忙しい社員が参加する場合、直前の確認をすることで、「うっかり忘れていた」「開始時間を勘違いしていた」といったトラブルを防ぐことができます。OutlookカレンダーやGoogleカレンダー、スケジュールアプリを使用している場合は、参加者に予定を共有することもおすすめです。
まとめ
新年度の懇親会の案内は、送る相手によって適切な表現やトーンを使い分けることが重要です。
- 社内向けの案内は、フォーマルな文体で簡潔にまとめ、出欠の管理をしやすくする
- 社外向けの案内は、敬意を込めた丁寧な表現を用い、相手の都合を尊重する
- 同期向けの案内は、カジュアルなトーンで親しみやすい雰囲気を作る
また、懇親会は、社員や関係者との交流を深める大切な機会ですが、誘い方によっては相手に負担を感じさせてしまうことがあります。強制しない・日程を事前に調整する・飲酒を強要しない・費用を明確に伝える・断りやすい雰囲気を作るといったポイントを押さえながら、誰もが気持ちよく参加できる懇親会を企画しましょう。
