コピペOK！忘年会の案内文をメール・チャット別で紹介
年末が近づいてくると、会社の仲間と一年を締めくくる「忘年会」の案内を出さなければならない幹事の方も多いのではないでしょうか。案内文の作成は意外と手間がかかるものですが、送る相手（社内・社外）、方法（メール・チャット）によって適切な文面やトーンが変わります。
本記事では、 「メール用案内文」「チャット（メッセージアプリ）用案内文」 の２大パターンを、使いやすいテンプレート付きでご紹介します。さらに、案内文を作成する際のポイントも整理しますので、初めて幹事を務める方にも安心して使える内容です。
目次
- 案内文作成の前に押さえておきたいポイント
- 【メール用】忘年会案内文テンプレート
- 【チャット用】忘年会案内文テンプレート
- 案内文作成でのプチ工夫とトラブル回避
- よくある質問と回答
- まとめ：テンプレを活用して“楽しい忘年会の第一歩”を
正しいメールの書き方
動画数｜6本 総再生時間｜31分
ビジネスにおけるメールの役割と重要性を理解し、相手に伝わるわかりやすい文章作成の技術を習得します。「宛先（TO）」「CC」「BCC」の正しい使い分けや、件名・本文作成時の注意点、文体の使い分け、署名や添付ファイルの扱いまで、実務に直結する内容を体系的に学びます。さらに、社内・社外メールそれぞれのサンプルを用いて、実践的にメール文の構成力を高め、送信前の確認ポイントを意識できるようになります。
動画の試聴はこちら案内文作成の前に押さえておきたいポイント
案内文を出す前に、成功の鍵となるポイントを押さえておきましょう。
- 送付のタイミング：忘年会の案内は、開催日の1か月前を目安に送るのが理想です。予約手配や出欠確認の時間を確保できます。
- 相手に合わせた文体・内容：社内の同僚向け、上司向け、取引先向けでは、語調・フォーマット・情報量が異なります。相手にふさわしいトーンでまとめましょう。
- 必須記載項目：「日時・場所・会費・出欠連絡先・締切日」などを漏れなく記載することで、問い合わせを減らせます。
- 送付方法の選定：メールが主流ですが、チャットツール（Slack・Teams・LINEグループなど）でも案内可能です。ツールに応じて文面を簡潔に。
- 出欠確認の方法明示：返信方法や期限を明確にして、案内後の管理をスムーズに。管理ツールやフォーム活用も有効です。
これらを踏まえて、続いてテンプレートへと移りましょう。
【メール用】忘年会案内文テンプレート
メール案内では、丁寧な挨拶文と明確な出欠期限・方法を記載することが、スムーズな案内運営の鍵になります。
読み手が開封・理解しやすいよう配慮しましょう。
件名の例
- 【社内向け】件名：〖忘年会のご案内〗出欠〆切：〇月〇日
- 【取引先向け】件名：㈱〇〇 忘年会ご案内のお願い（ご出席確認：〇月〇日まで）
件名に「忘年会」「出欠」「締切」のキーワードを入れることで、読み手の目にすばやく留まりやすくなります。
社内向け案内文
社内向けの案内文では、丁寧さと業務連絡としての明確さが大切です。出欠確認の方法や締切日をしっかり明記し、トラブルのない運営を目指しましょう。
件名：〖忘年会のご案内〗出欠回答〆切：〇月〇日
社員各位
今年も残すところ後わずかとなりました。
つきましては恒例の忘年会を下記のとおり開催いたします。
一年の労をねぎらうとともに、来年への決意を共有し、社内の親睦を深めたいと存じます。
お忙しい時期かとは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
日時：20××年〇月〇日（〇）午後〇時〇分より
場所：居酒屋〇〇（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
住所：東京都〇〇区〇〇1‑2‑3
電話番号：03‑〇〇〇‑〇〇〇〇
会費：4,000円（当日受付にて）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
出欠のご回答は〇月〇日（〇）までに、こちらのメールの件名を変えずそのまま返信をお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、幹事（〇〇部〇〇）までご連絡ください。
——————————
幹事：〇〇部〇〇
携帯：090‑xxxx‑xxxx
取引先・社外向け案内文
社外向けの場合、フォーマルな文体で日頃の感謝の気持ちを表すのが基本です。会費や出欠についても、相手に配慮しつつ丁寧にご案内するよう心がけましょう。
件名：㈱〇〇 忘年会のご案内（ご出席確認：〇月〇日まで）
□□株式会社
〇〇部 〇〇 様
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、今年も残すところわずかとなりました。
弊社では日頃のご支援を賜りました皆様との親睦を深めたく、下記の通り忘年会を開催する運びとなりました。
ご多用の折とは存じますが、ぜひご出席賜りますようご案内申し上げます。
■記
日時：20××年〇月〇日（〇）午後〇時〇分〜
場所：ホテル〇〇○ 宴会場「〇〇」
住所：東京都〇〇区〇〇1‑2‑3
電話番号：03‑〇〇〇‑〇〇〇〇
誠に恐縮ですが、準備の都合上、〇月〇日（〇）までにご出欠のご連絡をいただきますようお願い申し上げます。
末筆ながら、皆様のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
敬具
——————————
幹事：□□株式会社
〇〇部 〇〇
電話：03‑〇〇〇‑〇〇〇〇
メール：xxxx@xxxx.co.jp
【チャット用】忘年会案内文テンプレート
チャットツール（Slack／Teams／LINEグループなど）での案内は、文章をさらに簡潔にし、親しみやすさを大切にしましょう。
社内チャット案内文
チャットでは、必要情報を簡潔に伝えることが重要です。絵文字やカジュアルな言葉を使いつつ、参加意思を示しやすくして返信のハードルを下げることがポイントです。
【忘年会のご案内🎉】
社員の皆さま
いつもお疲れさまです！
さて、今年もあと少しとなりました。日頃の労をねぎらい、来年を元気に迎えるため、今年の忘年会を下記の通り開催いたします。
🗓日時：20××年〇月〇日（〇） 19:00〜
📍場所：居酒屋〇〇（〇〇駅徒歩〇分）
💴会費：4,000円（飲み放題付き予定）
出欠のご回答は〇月〇日までにこのチャットに「参加／不参加」と一言お知らせください。
幹事：〇〇部〇〇（携帯：090‑xxxx‑xxxx）
当日はお楽しみ企画もありますので、ぜひご参加くださいね！
社内チャット案内文（フレンドリー＆カジュアル）
カジュアルな案内では、テンションや言葉選びに注意して、親しみやすさと情報の正確さを両立させましょう。若手中心の職場やフランクな文化に向いています。
🎊忘年会のお知らせ🎊
気がつけば、もう年末。
皆さん、今年も色々ありましたね…ということで、
12月〇日（金）に忘年会を開催します！
場所：居酒屋〇〇（〇〇駅から徒歩〇分）
時間：19:00スタート
参加費：4,000円（飲み放題付き！）
参加できる人は、〇月〇日までに「🍺」のスタンプをお願いします！
不明点は、幹事を務めますわたくし〇〇（LINE／内線〇〇）まで、お待ちしてます！
P.S. 二次会も考えてるので、余裕ある人はそちらもぜひ！（場所は後日お知らせします！）
案内文作成でのプチ工夫とトラブル回避
ここでは、案内文をさらに効果的にする工夫と、よくあるトラブルを事前に防ぐポイントをご紹介します。
- メール／チャットともに件名・冒頭で要点を明示：参加意志を促すため、件名に「〆切」や「出欠」「忘年会」のキーワードを入れると反応率が上がります。
- URL・地図リンクを添える：会場が分かりにくい場合は、地図リンクや店舗URLを添付することで問い合わせを減らせます。
- 返信期限と返信方法を明確に：出欠のハードルを下げるため、「件名を変えず返信」「チャットに一言」など簡潔な指示が有効です。
- 参加費回収・キャンセル条件を先に伝える：会費やキャンセルポリシーを明記しておくことで、当日トラブルが起きにくくなります。
- 宛先の配慮：メールではTO・CC・BCCの使い分けを意識し、チャットではグループに通知が適切か検討しましょう。
- 案内の送付タイミング：遅すぎると参加率が下がります。理想は開催1か月前、遅くとも1週間前までには送付を。
よくある質問と回答
まとめ：テンプレを活用して“楽しい忘年会の第一歩”を
忘年会の案内文は、テンプレートを使えば効率的に作成でき、幹事の負担もグッと軽くなります。メール・チャットのどちらを使う場合でも、「相手に合わせた文体」「必要情報の網羅」「返信しやすい仕組み」を意識すれば、参加率を高め、当日の運営もスムーズになるでしょう。
本記事でご紹介したテンプレートをそのまま使って、開催準備をスムーズにスタートしましょう。幹事として、皆さまにとって記憶に残る楽しい忘年会を企画してみてください！
