飲み会の幹事を突然任され、「まず何から始めればいいの？」「当日は何をすればいい？」と戸惑った経験がある人も多いのではないでしょうか。

会社の歓送迎会や懇親会では、日程調整やお店の予約だけでなく、参加者への案内、会費の管理、当日の進行、終了後のお礼まで、意外と多くの仕事があります。しかし、やるべきことを時系列に整理しておけば、一つひとつの作業はそれほど難しくありません。

この記事では、飲み会の幹事を任されたときに必要な準備を「事前・当日・後日」の3段階に分けて解説します。案内メールや挨拶の例文、初めての幹事でも押さえておきたい気配りのポイントも紹介するので、ぜひチェックリスト代わりに活用してください。

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飲み会の幹事がやること一覧

まずは、幹事の仕事の全体像を把握します。

タイミング	主なやること
2〜4週間前	日程調整、参加予定者の確認、予算決め、店探し
1〜2週間前	店を予約、参加者へ案内、出欠確認
3日〜1週間前	人数確定、アレルギー確認、会費・席順・挨拶担当の確認
前日	店へ最終確認、参加者へリマインド
当日	受付、出欠確認、進行、注文管理、会費徴収、会計
翌日以降	お礼、会計報告、返金・追加徴収、忘れ物対応

すべてを一人で抱える必要はありません。人数が多い場合は「会計」「受付」「写真撮影」などをほかの人にお願いしておくと、当日の負担を減らせます。

飲み会の幹事が事前に準備すること

日程と参加者を決める

最初に行うのが日程調整です。

参加者全員の希望を一つずつ聞くと調整が長引くため、幹事側で2〜3日ほど候補日を提示し、期限を決めて回答してもらうとスムーズです。会社の歓送迎会など主役がいる場合は、主役や上司の予定を先に確認してから候補日を出すと二度手間を防げます。

案内メールは、次のような形で十分です。

件名：〇〇さん歓迎会の日程調整のお願い

お疲れさまです。
このたび〇〇さんの歓迎会を開催したく、日程を調整しています。

以下の候補日のうち、ご都合のよい日をご回答ください。
・〇月〇日（〇）
・〇月〇日（〇）
・〇月〇日（〇）

回答期限：〇月〇日まで

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

予算を決めて店を探す

日程とおおよその人数が見えたら、店を探します。会社の飲み会であれば、まず「1人あたりいくらまでか」「会社から補助が出るか」を確認することが必要です。

店選びでは、次の項目をチェックしておくと失敗を減らせます。

• 会社や駅から行きやすいか
• 参加人数に対応できるか
• 予算内のコースがあるか
• 飲み放題の内容
• 個室・半個室の有無
• アレルギーや食事制限への対応
• 喫煙・禁煙環境
• キャンセル料・人数変更期限
• 支払い方法

特に忘れやすいのがキャンセルポリシーです。当日の欠席でも料金が発生する店は少なくないため、「人数変更はいつまで可能か」を予約時に確認しておきましょう。

正式な案内を送る

店が決まったら、参加者へ正式な案内を送ります。

最低限、以下を記載します。

• 日時
• 店名
• 住所・地図URL
• 集合時間
• 会費
• キャンセル連絡の期限
• 幹事の連絡先

件名：〇月〇日 懇親会のご案内

お疲れさまです。
下記のとおり懇親会を開催します。

日時：〇月〇日（金）19:00〜
店舗：〇〇居酒屋 新宿店
住所：東京都〇〇区〇〇
会費：4,500円

当日は18:50頃までに店頭へお越しください。
欠席・変更がある場合は、〇月〇日までにご連絡をお願いします。

皆さまのご参加を楽しみにしています。よろしくお願いいたします。

案内の送り方については、以下の記事も参考にしてください。

アレルギーや食事制限を確認する

人数が多い飲み会では、アレルギーや食事制限への配慮も欠かせません。

案内時に、

「食物アレルギーや食事上の配慮が必要な方は、〇日までに幹事へ個別にご連絡ください」

と一文入れておくと安心です。

また、お酒を飲まない人もいるため、ソフトドリンクやノンアルコール飲料の選択肢も確認します。

挨拶をお願いする人を決めておく

会社の飲み会では、開会・乾杯・締めの挨拶を上司などにお願いする場合があります。

当日に突然頼むのではなく、数日前までに、

「当日の乾杯のご挨拶をお願いしてもよろしいでしょうか」

と依頼しておきましょう。

幹事自身が挨拶する場合も、長く話す必要はありません。

「皆さん、本日はお集まりいただきありがとうございます。それでは〇〇会を始めたいと思います。本日はぜひ楽しい時間をお過ごしください。」

程度で十分です。

飲み会当日に幹事がやること

開始15〜30分前には店に到着する

幹事は参加者より少し早く到着し、店側と最終確認を行います。確認するのは、予約人数、コース内容、席、支払い方法などです。

また、参加者が迷わないよう、必要であれば入口付近で案内できるようにしておきます。

出欠確認と会費徴収を行う

参加者が到着したら出欠を確認します。
会費を現金で集める場合は、宴会途中よりも開始前に徴収しておく方がスムーズです。酔ったあとにお金を集めると、誰から受け取ったかわからなくなることがあります。

釣り銭が必要になる場合に備えて、千円札や小銭も用意しておくのがおすすめです。

開会・乾杯をスムーズに進める

参加者がそろったら、幹事から短く開始を案内します。

「皆さん、お待たせしました。それでは〇〇会を始めたいと思います。まずは〇〇部長から一言いただき、その後、乾杯をお願いしたいと思います。」

進行役として重要なのは、面白いことを言うことではありません。次に何が行われるかを参加者にわかりやすく伝えることです。

会の途中も店・参加者の様子を見る

幹事も飲み会を楽しんで構いませんが、時々全体を見るようにします。
料理が足りているか、ドリンク注文が滞っていないか、孤立している人がいないかなどを確認します。

ただし、「全員を盛り上げなければ」と背負いすぎる必要はありません。トラブルが起きていないかを確認する程度で十分です。

終了10〜15分前から締めに入る

終了時刻が近づいたら、店から声をかけられる前に締めの準備を始めます。

「そろそろお時間となりましたので、このあたりで締めたいと思います。本日はありがとうございました。」

上司に締めの挨拶をお願いしている場合は、少し前に声をかけておきましょう。二次会を予定している場合は、このタイミングで場所や移動方法も伝えます。

飲み会が終わった後にやること

忘れ物と会計を確認する

参加者が退店したあと、店内にスマートフォン、財布、傘などの忘れ物がないかを確認します。会計についても、会社補助や上司から多めに会費をもらった場合などは、収支を整理しておきます。

必要に応じて会計報告を行う

会社の公式な懇親会や人数の多い会では、簡単な会計報告をすると透明性が高まります。

項目	金額
会費収入	90,000円
飲食代	85,000円
その他費用	3,000円
残額	2,000円

余った金額の扱いについては、返金するのか、次回へ繰り越すのかなど、会社のルールに従いましょう。

翌日にお礼を伝える

翌日は、協力してくれた人や参加者へ一言お礼を伝えると好印象です。

全員へのメールなら、簡単な内容で十分です。

件名：昨日の懇親会のお礼

皆さま

昨日は懇親会にご参加いただき、ありがとうございました。
皆さまのおかげで無事に会を終えることができました。

また、準備や当日の進行にご協力いただいた皆さまにも、改めて御礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。

特に、挨拶をしてくれた上司、会計や受付を手伝ってくれた同僚、多めに会費を負担してくれた人などには、個別にお礼を伝えるとよいでしょう。

初めての飲み会幹事で失敗しないためのポイント

「準備が9割」と考える

飲み会当日のトラブルの多くは、事前確認で防げます。

特に、

• 人数
• 会費
• キャンセル期限
• アレルギー
• 挨拶担当
• 支払い方法

の6点は、前日までに確認しておきましょう。

全部一人でやろうとしない

20〜30人規模になれば、一人で受付・司会・会計・写真撮影までこなすのは大変です。「受付をお願いできますか」「写真を何枚か撮ってもらえますか」と周囲を頼るのも幹事の仕事です。

幹事自身も完璧を目指しすぎない（ただし飲みすぎには注意）

予定通りに全員が到着しなかったり、料理の提供が遅れたり、突然欠席者が出たりすることはあります。幹事の役割は、すべてを完璧にコントロールすることではなく、参加者が大きなストレスなく飲み会を楽しめる状態を整えることです。

一方で、幹事自身が飲みすぎてしまうと、進行や会計、忘れ物の確認など、最後に必要な対応ができなくなる可能性があります。お酒を楽しむこと自体は問題ありませんが、会が終わるまでは全体の状況を把握できる程度にとどめておくと安心です。

多少予定がずれても、必要な案内ができ、会計や参加者の見送りまで無事に終えられれば十分です。完璧を目指しすぎず、最後まで落ち着いて対応できる状態を保つことを意識するようにしましょう。

まとめ：飲み会の幹事は「事前・当日・後日」で整理すれば難しくない

飲み会の幹事には、日程調整、お店選び、参加者への連絡、当日の進行、会計、お礼など、さまざまな仕事があります。一度に考えると大変そうに見えますが、「事前準備」「当日」「後日」の3段階に分ければ、やるべきことは整理しやすくなります。

特に重要なのは、早めの日程調整と店の予約、人数・会費・キャンセル条件の確認です。当日は進行を盛り上げることよりも、「次に何をするか」をわかりやすく案内することを意識すると、初めてでも落ち着いて進められます。

飲み会の幹事は、単なる雑務ではありません。複数の人の予定を調整し、予算を管理し、当日の進行まで組み立てる経験は、仕事における段取り力や調整力にも通じます。最初から完璧を目指さず、チェックリストを使いながら一つずつ準備を進めていきましょう。

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